Um Ihnen die Organisation einer Exkursion zu erleichtern, stellen wir Ihnen einige Dokumente zur Verfügung:
Damit möchten wir sicherstellen, dass die Kosten am Ende einer Exkursion revisionssicher abgerechnet werden können.
Für die Organisation von eintägigen Exkursionen haben wir ein spezielles Formular erstellt, mit dem Sie die Exkursion beantragen und auch abrechnen können.
Bei mehrtägigen Exkursionen sind das Antrags- und das Abrechnungsformular voneinander getrennt.
Bitte fügen Sie Ihrem Exkursionsantrag auch immer eine vollständige Teilnehmerliste bei.
Insofern Sie die Exkursion mit einem Privat-Pkw durchführen möchten, lassen Sie bitte jeden Teilnehmer auf dem Haftungsfreistellungsformular unterschreiben. Das ausgefüllte Dokument geben Sie bitte ebenfalls zusammen mit Ihrem Exkursionsantrag ab.
Nachdem die Exkursion durchgeführt wurde, erfolgt die Abrechnung der entstandenen Kosten:
Bei eintägigen Exkursionen können Sie die Kosten direkt auf dem Antragsformular abrechnen.
Bei mehrtägigen Exkursionen verwenden Sie bitte das separate Abrechnungsformular, das folgendermaßen aufgebaut ist:
Unter dem Gliederungspunkt „1. Studierende“ erfolgt ein Vergleich der tatsächlich entstandenen Kosten mit den im Antrag angegebenen Summen. Diese Kosten werden auf einen Betrag pro Exkursionsteilnehmer heruntergerechnet. Dabei ist zu beachten, dass nur die Beträge relevant sind, die für die Studierenden als Exkursionsteilnehmer angefallen sind. Die Kosten der Exkursionsbetreuer werden hier nicht berücksichtigt und sind mittels der Reisekostenabrechnung einzureichen.
Bei dem Punkt „2. Kostenerstattung“ wird die Höhe der erstattungsfähigen Kosten berechnet.
Unter „3. Gesamtabrechnung“ werden die tatsächlich entstandenen Kosten der Exkursionsteilnehmer mit den Kosten der Exkursionsbetreuer addiert, um die gesamten Kosten der Exkursion zu ermitteln. Trotzdem sind die angefallenen Beträge der Betreuer durch die Reisekostenabrechnung geltend zu machen.
