Prozessmanagement

Eine wichtige Aufgabe an der School of Business ist die Digitalisierung von Lehr-, Forschungs- und Verwaltungsprozessen der Fakultät. Dabei erfordert die Transformation analoger Vorgänge hin zu elektronischen Prozessen die genaue Kenntnis der Abläufe, Schnittstellen und Beteiligten. Einer Identifikation, Aufnahme und Dokumentation der Prozesse folgt deshalb deren Analyse, häufig verbunden mit der Entwicklung optimierender Maßnahmen. Diesen transparenten und analytischen Umgang mit bestehenden Abläufen zu gewährleisten, ist Gegenstand des Prozessmanagements an der School of Business.

Mit der Identifikation und  Aufnahme eines Prozesses beginnt die Aufgabenstellung. Doch selbst nach erfolgter Optimierung ist das Ende der Arbeit an diesem Prozess im Zweifel nicht auf Dauer erreicht. Prozesse müssen ständig optimiert und/oder angepasst werden. Dieses wird meistens durch die einzelnen Fachbereiche, die für die jeweilige Prozessdurchführung verantwortlich sind, unter zu Hilfenahme des PDCA-Zyklus erledigt. Der PDCA-Zyklus, eine Methode aus der Lebensphase im KVP-Prozess, beginnt mit der Plan-Phase in der in Abhängigkeit des Problems bzw. der Anforderung die Lösung und Umsetzung erarbeitet werden. In der DO-Phase muss die Maßnahme wie geplant umgesetzt werden. In der Check-Phase wird überprüft inwieweit die geplanten und umgesetzten Lösungen auch wirklich greifen. Sollten die in dieser Phase gewonnen Erkenntnisse eine erneute Anpassung erfordern, werden diese in der ACT / Adjust-Phase definiert um wiederum erneut in die Plan-Phase einzufließen. Die Werkzeuge bzw. Methoden in den einzelnen Phasen sind im Wesentlichen von den betrachteten Prozessen, den Mitarbeitenden und letztendlich von der Verbesserungskultur abhängig.

Das Prozessmanagement bildet den Auftakt, die erste Runde in Richtung Transparenz, Effizienz und Digitalisierung.

Eine wesentliche Grundlage jeder Veränderung ist die Kenntnis des Status Quo. Im Sinne des Prozessmanagements ist die School of Business als komplexe Einrichtung zu verstehen, die durch zahlreiche Aufgaben gekennzeichnet und mit Zuständigkeiten durchzogen ist. Diverse kleinere und größere Prozesse greifen ineinander- über Einrichtungen, Systeme und Anspruchsgruppen hinweg. Im Zusammenspiel erhalten diese Abläufe den Gesamtbetrieb, ermöglichen ihn sogar erst. Dabei sind den Beteiligten die jeweils zugrunde liegenden Prozesse aus der täglichen Routine meist vertraut und gut bekannt. Der Trubel des Tagesgeschäfts lässt einen kritischen Blick auf die eigenen Abläufe meist aber nur in seltenen Momenten zu. Auch können die interne Perspektive der Beteiligten und die mitunter historisch gewachsene Ausgestaltung der Prozesse von einer externen Position aus oftmals einfacher in den Hintergrund der Betrachtung treten.

Mit der Erhebung des IST-Zustandes leistet es einen wesentlichen Beitrag für die Extraktion internen Prozesswissens der Beteiligten und dessen transparenter Darstellung. Prozessgrafiken werden nach den aktuellsten Praktiken der Wissenschaft und Praxis in einer standardisierten Weise dokumentiert. Zusätzliche Informationen und Besonderheiten jedes Prozesses werden zudem als Informationsobjekte im Prozessmodell ebenfalls erfasst. Unabhängig von gefestigten Routinen und deren Entstehung liegt der Fokus der Prozessanalyse auf möglichen Diskrepanzen, vermeidbaren Aufwänden und veränderten Anforderungen. Die gewonnenen Informationen bilden eine umfassende Grundlage dafür, erforderliche Anpassungen vorzunehmen und die Prozesse der School of Business auch im Hinblick auf deren Digitalisierung (wenn nötig) umzugestalten.